ข้อสอบครูดอทคอม
ชุดที่ 83
ก Main File
ข Concertina File
ค Secondary File
ง Reminder File
2. ส่วนยื่นของแฟ้ม เรียกว่า
ก Index
ข Tab
ค Guide Tab หรือ Tab
ง Caption
3. แฟ้มเอกสารตามข้อใด ใช้บัตรนำพิเศษ (Special Guides) คั่นเอกสาร
ก แฟ้มลับเฉพาะ
ข แฟ้มเบ็ดเตล็ด
ค แฟ้มพิเศษ
ง แฟ้มเฉพาะชื่อหรือเฉพาะตัว
4. ระบบการติดตามเรื่องจัดอยู่ในระบบงานใด
ก การควบคุมเอกสาร
ข การค้นหาเอกสาร
ค การติดตามงานระหว่างดำเนินการ
ง การจัดเอกสารในแหล่งเก็บรอ
5. ตู้เอกสารขาดมาตรฐาน ลิ้นชักมีขนาดเท่าใด
ก 24-25 นิ้ว
ข 26 นิ้ว
ค 27-28 นิ้ว
ง 28-30 นิ้ว
6. ระบบติดตามเรื่องเกี่ยวข้องกับผู้ใดมากที่สุด
ก พนักงานรับ-ส่งเอกสาร
ข ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือ
ค ผู้จัดการสำนักงานธุรกิจ
ง พนักงานเก็บเอกสาร
7. ข้อใดไม่บ่งบอก การเปิดซองจดหมายเป็นความปลอดภัยและเสถียรภาพของธุรกิจ
(Safety & security) อย่างหนึ่ง
ก มีเรื่องของการเงินเข้ามาเกี่ยวข้อง
ข มีเรื่องของนโยบายธุรกิจการค้ามาเกี่ยวข้อง
ค มีเรื่องของการแข่งขันเชิงธุรกิจมาเกี่ยวข้อง
ง มีเรื่องของความลับส่วนตัวของพนักงานมาเกี่ยวข้อง
8. เพื่อให้สามารถควบคุมสำเนาในส่งของหรือใบกำกับสินค้าได้อย่างมีระบบ
ควรจัดเก็บเอกสารแบบใด
ก เก็บเป็นแผ่นใบรวมเข้าด้วย
ข เก็บโดยย่อถ่ายเป็นไมโครฟิล์ม
ค เก็บโดยย่อเรื่องลงในแผ่นบัตรทะเบียน
ง เก็บโดยทำทะเบียนเป็นแผ่นสรุปย่อเฉพาะสาระสำคัญ
9. ข้อใดมีความสัมพันธ์กับ "แหล่งเก็บรอ (Tickler File)"
ก ใบบันทึกย่อเรื่อง (Memo Form)
ข มีกระเป๋าหรือถุง (Pockets) 12 ใบ เดือนละ 1 ใบ
ค "ผู้ติดตามเรื่อง" (Follow-up Filling Cabinet)
ง ถูกทุกข้อ
10. เพราะเหตุใด สำนักงานธุรกิจ จึงต้องมีห้องทำงานรับ-ส่งจดหมายเข้า-ออก
ที่เรียกว่า Mail room
ก เพื่อใช้เป็นศูนย์รวมงานหนังสือ
ข เพื่อบริการลูกค้าและบรรดาสมาชิกได้ทั่วถึงกัน
ค เพื่อให้การบริหารงานของธุรกิจมีประสิทธิภาพสูง
ง เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านหนังสือมีระบบงานที่ดีและรวดเร็วขึ้น
11. จดหมายที่จ่าหน้าซองเจาะจงถึงผู้รับ และมีคำว่า confidential personal , private ถือว่าเป็นจดหมายประเภทใด
ก ส่วนตัว
ข เป็นจดหมายด่วน
ค เป็นจดหมายธุรกิจ
ง ผิดทุกข้อ
12. ถ้าเปิดซองจดหมายแล้ว ปราฏว่าเอกสารแบบไม่มีตามที่เขียนไว้ในจดหมายพนักงาน
เปิดซองควรปฏิบัติตามข้อใด
ก ทำจดหมายตอบไปยังผู้ส่งว่าจดหมายที่ได้รับไม่มีเอกสารแนบ
ข หมายเหตุไว้ในใบเดินเรื่องว่ารับเฉพาะตัวจดหมาย
ค บันทึกในตัวจดหมายว่าไม่มีเอกสารแนบ
ง ส่งจดหมายคืนกลับไปยังผู้ส่ง
13. เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ ตำบลที่อยู่ว่าพิมพ์ถูกต้องหรือไม่และประหยัดเวลา
ในการตรวจสอบควรใช้ซองจดหมายแบบใด
ก ซองเปิดผนึก
ข ซองที่ใช้เครื่องจ่าหน้าซอง
ค ซองเจาะที่มองเห็นข้อความภายในได้
ง ซองเจาะ (Window envelope)
14. จดหมายที่ไม่เกี่ยวกับเงินเมื่อได้ประทับตรารับหนังสือแล้ว จะส่งไปยังแผนก
หรือกองต่าง ๆ ได้รวดเร็ว โดยอาศัยอุปกรณ์และบุคลากรในข้อใด
ก ใส่ไว้ในซ่องหนังสือ Pigeon holes
ข ใส่ตะกร้าใส่เรื่อ filing baskets
ค ใช้พนักงานเดินหนังสือ messenger
ง ส่งโดยใส่รถเข็นเรียกว่า delivery trolley
15. เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการเปิดผนึกซองจำนวนมาก ๆ ของสำนักงานหรือ
หน่วยราชการควรใช้เครื่องมือชนิดใด
ก ใช้ letter opening machine เปิด
ข ใช้ letter opener เปิด
ค ใช้กรรไกรเปิด
ง ถูกทุกข้อ
16. พนักงานเปิดผนึกที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร
ก ต้องเป็นผู้ที่มีความรอบคอบ- ซื่อสัตย์
ข ต้องปฏิบัติงานตามหลักการและขั้นตอน
ค ต้องทำงานอย่างมีระเบียบรัดกุม - ถี่ถ้วน
ง ถูกทุกข้อ
17. เหตุใดทะเบียนเก็บเอกสารทางธุรกิจจึงจัดทำในลักษณะของแผ่นบัตร (card) หรือ
ในลักษณะของแผ่นใบ (sheet หรือ loose-leaf) ไม่จัดทำเป็นรูปสมุดที่เป็นเล่ม
ก เพื่อความเรียบร้อย
ข เพื่อความสวยงาม
ค เพื่อความสะดวกในการบันทึกมากกว่า
ง เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายและเก็บรักษาได้ง่ายกว่า
18. ข้อใดถือว่าเป็นส่วนดีของการจัดทำทะเบียนเอกสารในลักษณะแผ่นบัตรหรือแผ่นใบ
ก จัดเก็บและค้นได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว
ข สามารถทราบบันทึกเรื่องย่อ เรื่องราวหรือข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ค ไม่สกปรกเลอะเทอะเนื่องจากใช้มือจับต้องเพราะมีพลาสติกหุ้มป้องกันเอาไว้
ง ถูกทุกข้อ
19. เอกสารหรือจดหมายที่ต้องผ่านเรื่องไปเพื่อทราบหรือเพื่อดำเนินการหลายหน่วยงาน ที่เรียกว่า ต้องเวียน (circulate) นั้น มีความสัมพันธ์กับข้อใดมากที่สุด
ก พนักงานรับเงินบริษัท (cashier)
ข การถ่ายเอกสาร (photocopying) ที่เวียน
ค บันทึกข้อความในการเวียนลงในแบบที่เรียกว่า circulaton slip หรือ routine slip
ง ถูกทุกข้อ
20. พนักงานสำนักงาน เปิดผนึกจดหมายที่ส่งเงินมาด้วย จะต้องดำเนินการอย่างไร
ก ต้องกรอกข้อความในสมุดบันทึกการส่งเงิน (Remittance Book)
ข ต้องตรวจสอบเงินที่ส่งมากับจำนวนที่ระบุในจดหมายว่าตรงกันหรือไม่
ค ต้องลงนามย่อ (initials) ของตนเองไว้ที่มุมใดมุมหนึ่งของเอกสารเพื่อแสดงหลักฐานว่าได้ตรวจสอบถูกต้องแล้ว
ง ต้องดำเนินการทั้ง ก. ข. ค. และ ง.
21. ถ้าแฟ้มเก็บเอกสารเต็มไม่สามารถจะใส่เอกสารได้อีกแล้ว ต้องแยกเอกสาร
ไปใส่ไว้ในแฟ้มใด
ก แฟ้มเพิ่ม
ข แฟ้มสำรอง
ค แฟ้มชั่วคราว
ง ถูกทุกข้อ
22. เอกสารของบริษัท "เอกจำนงค์" ซึ่งมีชื่อย่อว่า E.N. พนักงานจัดเก็บเอกสาร จะต้องจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มใดจึงจะถูกวิธี
ก เข้าแฟ้มชื่อเต็ม
ข เข้าแฟ้มชื่อย่อ
ค ตัวจริงเข้าแฟ้มชื่อเต็ม สำเนาเข้าแฟ้มชื่อย่อ
ง เข้าแฟ้มชื่อเต็ม และวงเล็บชื่อย่อให้ชัดเจน
23. การกระทำในข้อใดถือว่าเป็นการโอนเอกสาร
ก การโอนจากแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้ไปแหล่งเก็บเอกสารโอน
ข การโอนจากแหล่งเก็บเอกสารระหว่างที่ไม่ใช้ไปทำลาย
ค การโอนจากแหล่งเก็บเอกสารที่ไม่ใช่ไปทำลาย
ง การโอนจากหน่วยหนึ่งไปยังอีกหน่วยหนึ่ง
24. ข้อใดน่าจะเป็นหนังสือราชการมากที่สุด
ก หนังสือที่มีไปมาระหว่างบุคคลในวงราชการกับบุคคลภายนอก
ข หนังสือที่มีไปมาเกี่ยวกับข้อราชการระหว่างหน่วยราชการ
ค หนังสือที่ออกจากหน่วยราชการและส่งถึงหน่วยราชการ
ง หนังสือเกี่ยวข้องกับงานของวงราชการ
25. ตำแหน่งใดข้อใดมีอำนาจลงนามย่อในหนังสือราชการ ประเภทประทับตรา
แทนการลงชื่อได้
ก ระดับตำแหน่งหัวหน้ากองของส่วนราชการที่ออกหนังสือนั้น
ข ระดับหัวหน้าแผนกของส่วนราชการที่ออกหนังสือนั้น
ค หัวหน้าแผนกงานสารบรรณ
ง เลขานุการกรม
26. การประทับตราหนังสือ (date stamp) บนเอกสาร ควรระมัดระวังในเรื่องใด
ให้มากที่สุด
ก อย่าใช้ตรายาง
ข อย่าใช้เครื่องประทับ
ค อย่าให้ข้อความสำคัญลงเลือน
ง ถูกทุกข้อ
27. ถ้าเรื่องยังอยู่ระหว่างดำเนินการ ควรเก็บบัตรติดตามเรื่องไว้แหล่งใด
ก แหล่งเก็บรอ
ข ตู้ "ติดตามเรื่อง"
ค กระบะใส่เอกสาร
ง ถูกทั้งข้อ ก. และ ข.
28. ข้อใด หมายถึง บัตรค้นเรื่อง
ก บัตรนำ
ข บัตรดัชนี
ค บัตรอ้างอิง
ง ถูกทุกข้อ
29. ข้อใดหมายถึง บัตรนำ (Guide Card)
ก บัตรยื่น
ข บัตรดัชนี
ค กระดาษดัชนีคั่น
ง กระดาษคั่นเอกสาร
30. รูปแบบหนังสือภายนอกริมกระดาษซ้ายมือต้องเว้นว่างไว้เท่าไร
ก 1 นิ้ว
ข 1.5 นิ้ว
ค 2 นิ้ว
ง 2.5 นิ้ว